Normativa di riferimento
Il servizio delle Sale di studio degli Archivi di Stato è regolato dalle seguenti norme di carattere generale:
- Regolamento archivistico - R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163,
- D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409,
- D.P.R. 30 dicembre 1975, n. 854,
- Circolare del Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Direzione Generale per gli Archivi del 12 settembre 1994, n. 151
- D.L.vo 22 gennaio 2004, n. 42
- Presso la Sala di studio dell'Archivio di Stato è in vigore il seguente regolamento, emanato sulla base delle norme precitate.
1) La ricerca e la consultazione dei documenti negli Archivi di Stato è libera e gratuita; l'art. n. 9 del presente Regolamento individua le possibili eccezioni.
2) La sala di studio è aperta dal lunedì al venerdì dalle ore 8,30 alle ore 17,00.
3) Lo studioso può accedere alla sala di studio solo con fogli di carta, penne, registratori e personal computer, non può portare borse, cartelle, contenitori di qualsiasi genere. Sono possibili controlli e ispezioni in entrata o in uscita e l'uso di impianti di telesorveglianza.
4) Lo studioso è tenuto a compilare - per ciascun anno solare e per ciascun tema di ricerca - una domanda di ammissione alla consultazione, indicando l'oggetto della ricerca e le sue finalità (art. 91 del R.D. 2 ottobre 1911, n.1163). Le informazioni fornite sono trattate nel rispetto delle norme sulla privacy.
In caso di studenti, è gradita la presentazione di una lettera del docente che indichi, chiaramente, l'argomento della ricerca o della tesi.
Al momento della presentazione della domanda, deve essere esibito un documento d'identità i cui estremi saranno trascritti sulla domanda stessa dal personale incaricato dell'assistenza in sala di studio, che provvederà anche a fornire allo studioso il modulo per la compilazione della domanda e ad assegnargli lo scaffale o il tavolo su cui verrà collocato il materiale documentario richiesto in consultazione.
5) L'autorizzazione alla consultazione è rilasciata dal Direttore dell'Istituto e, in sua assenza, dal Direttore della sala di studio che, in ogni caso, dovrà vistare le domande presentate dagli utenti.
6) Lo studioso è tenuto, inoltre, ad apporre giornalmente sui registri delle presenze in sala di studio la propria firma, distintamente, per la mattina e per il pomeriggio.
7) Le richieste di materiale documentario possono essere fatte dal lunedì al sabato nelle ore 8,45 - 13,00 e 14,30 -18,15; i prelievi di documenti vengono effettuati di norma a scadenza oraria, nelle ore di apertura della sala di studio, con esclusione della fascia oraria 13,00 - 14,30, e nel pomeriggio fino alle ore 17,00.
8) Le richieste di materiale documentario - una per ogni unità archivistica - vanno fatte dallo studioso compilando l'apposito blocchetto sul quale dovranno essere indicati correttamente la denominazione del fondo, l'eventuale serie, la busta e, se necessario, il fascicolo. Le richieste vanno poi consegnate al personale incaricato dell'assistenza, che verifica che i pezzi individuati non siano già in corso di consultazione da parte di altri studiosi oppure depositati temporaneamente presso il Laboratorio di fotoriproduzione o quello di restauro. Il Direttore dell'Istituto, il Direttore della sala di studio o il funzionario di turno possono escludere dalla consultazione i documenti il cui stato di conservazione ne sconsigli la manipolazione.
9) I documenti conservati nell'Archivio di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data, e di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare. Per quanto riguarda la consultabilità, si rimanda alle normative introdotte in materia dagli artt. 122-127 del D.L.vo 22 gennaio 2004, n. 42, dal Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici del Garante per la protezione dei dati personali, (Provvedimento n. 8/P del 14 marzo 2001), e dalla Circolare del Ministero dell'Interno del 27 febbraio 2001.
10) L'Ispettorato generale per i servizi archivistici del Ministero dell'Interno, previo parere del Direttore dell'Archivio di Stato e udita la Commissione consultiva per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d'archivio riservati istituita presso il Ministero dell'Interno, può autorizzare, per motivi di studio, la consultazione di documenti di carattere riservato anche prima della scadenza dei termini predetti. Tali documenti conservano, comunque, il loro carattere riservato e non possono essere diffusi. Alla stessa disciplina sono assoggettati i documenti di proprietà dei privati o di enti pubblici non statali in deposito presso l'Archivio di Stato.
11) Le richieste di materiale documentario non possono essere superiori a quattro pezzi per ciascun giro di distribuzione. La documentazione richiesta va ritirata, una busta per volta, presso l'apposito scaffale o tavolo assegnato a ciascun studioso. Per la consultazione simultanea di materiale complementare occorre l'assenso del funzionario incaricato dell'assistenza in sala di studio. Nei casi di eccezionale affluenza o di difficoltà operative, secondo valutazione della Direzione, viene fissato il limite di tre pezzi giornalieri per ogni studioso.
12) Per le pergamene e la documentazione cartografica è possibile richiedere un solo pezzo per volta.
13) I documenti vanno consultati secondo l'ordine in cui si trovano nel fascicolo e non vanno spostati o rimossi per nessuna ragione. Qualora si ravvisi un presunto disordine e nel caso di qualsiasi dubbio, bisogna segnalare al funzionario in servizio le incongruenze senza provvedere di persona. Gli studiosi, in sintesi, sono tenuti a riconsegnare il materiale nelle condizioni in cui l'hanno ricevuto.
14) E' proibito agli studiosi accedere ai locali di deposito, turbare il silenzio necessario allo studio, fumare, tenere accesi telefoni cellulari, fare qualsiasi segno - anche a matita - sui documenti, sui mezzi di corredo e sui libri della biblioteca d'Istituto richiesti in consultazione, scrivere appoggiando il foglio sul predetto materiale, maneggiarlo con poca cura, arrecare ad esso qualsiasi danno. Danneggiamenti, dispersioni, spostamenti e furti di documenti sono puniti con l'esclusione, temporanea o definitiva, dagli Archivi di Stato (articoli 91 e 107 del r.d. 2 ottobre 1911, n. 1163) e, nei casi più gravi - secondo quanto previsto dalla normativa vigente - con la denunzia all'autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.
15) Terminata la consultazione, lo studioso deve lasciare sul tavolo la documentazione presa in esame; se la ricerca non è stata ultimata, lo studioso dovrà collocare la documentazione ancora da esaminare nell'apposito scaffale dove rimarrà in deposito per un massimo di due settimane. Lo studioso interessato a proseguire la ricerca può rinnovare il deposito. Sono escluse dal deposito le pergamene ed il materiale cartografico.
16) Gli studiosi possono avvalersi del servizio di fotoriproduzione presente presso l'Istituto per l'esecuzione di microcopie positive e negative, riproduzioni fotostatiche, fotografie B/N e a colori. Per ottenere la fotoriproduzione dei documenti consultati, gli studiosi devono compilare un apposito modulo di richiesta, su cui dovranno essere indicati la segnatura archivistica dei documenti da riprodurre e il mezzo tecnico di fotoriproduzione prescelto.
Le tariffe relative sono fissate - per quanto applicabile - con decreto del Ministro per i Beni e le Attività Culturali, (D.M. 8 aprile 1994), dall'art. 108 del D.L.vo n. 42 del 22 gennaio 2004 e dalla Lettera circolare n. 21 della Direzione Generale per gli Archivi del 17 giugno 2005. Per quanto riguarda le quantità massime e i costi, si rimanda alla tabella affissa.
Il personale incaricato dell'assistenza in sala di studio può escludere dalla fotoriproduzione il materiale documentario che, per le precarie condizioni del supporto cartaceo o degli inchiostri, potrebbe subire danneggiamenti durante le fasi di riproduzione.
Agli studiosi è consentito, pagando un canone, eseguire riprese digitali con mezzi propri per riprodurre i documenti; nel caso in cui l'utente intende avvalersi di tale opportunità, deve chiedere l'autorizzazione del Direttore dell'Archivio di Stato.
Gli studiosi, inoltre, possono consultare per fini di studio anche il materiale documentario - appartenente agli archivi privati e agli archivi storici di enti pubblici non statali e di enti ecclesiastici molisani - riprodotto dal Laboratorio di fotoriproduzione e conservato presso l'Archivio microfotografico e fotografico dell'Istituto. Copie del materiale in questione possono essere rilasciate allo studioso richiedente solo dopo aver acquisito l'autorizzazione scritta del responsabile o del proprietario degli archivi suindicati.
17) Per pubblicare la riproduzione di un documento archivistico o di parte di esso è necessario richiedere al Direttore dell'Archivio di Stato l'autorizzazione i cui estremi andranno indicati nella didascalia descrittiva. La pubblicazione dovrà riportare l'esatta segnatura del documento, la menzione "su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo, (D.M. 8 aprile 1994).
E' obbligatoria, in ogni caso, la citazione della fonte, ivi compresi gli strumenti di ricerca quando se ne riporti il testo o una sua parte. Il rispetto del diritto d'autore è responsabilità esclusiva dello studioso.
18) Lo studioso che utilizza materiale documentario dell'Archivio di Stato si impegna a consegnare tre copie dell'eventuale pubblicazione o una copia della tesi per la quale può stabilire le condizioni d'uso, (Circolare ministeriale n. 2.1286/8901.9 dell'8 marzo 1996).
19) Gli utenti dell'Archivio per motivi non di studio sono tenuti al rispetto delle disposizioni del presente Regolamento in quanto applicabili.
20) Per quanto non precisato nel presente Regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato italiani.
